Quaderno, la mejor solución de facturación para WooCommerce

Cuando creé Woodemia -hace ya 3 años de eso-, mi único objetivo era compartir con el resto mis experiencias con WooCommerce y todo lo que iba aprendiendo de este gran plugin conforme montaba mi propio ecommerce.

Como digo, el motivo que me empujaba a escribir en este blog era simplemente ayudar a otra gente que estuviese empezando con WooCommerce y si podía ganarme algunos euros como afiliado recomendando herramientas y plugins que yo mismo usaba, pues mejor que mejor. Así podría dedicarle cada vez más tiempo al blog.

Es decir, no pretendía usar el blog para después vender servicios de desarrollo de tiendas, ni ofrecer consultoría, ni impartir formación. Simplemente lo hacía porque me gustaba.

Sin embargo, muchas veces las cosas no salen como uno las planea (y en este caso, me alegro de que así fuese) y a los pocos meses de crear el blog, empezaron a llegarme las primeras solicitudes de presupuesto de lectores del blog.

Como podrás imaginar, no tenía nada planeado para esto y cada vez que me pedían un presupuesto o tenía que emitir una factura, tiraba de excel y me ponía a hacerlas a mano.

Al principio (cuando apenas me salían 4 o 5 clientes al mes) todo el tema de facturas era relativamente fácil de gestionar a pesar de hacerlas a mano, pero conforme pasaban los meses e iban creciendo el número de clientes, ya no me hacía tanta gracia tener que hacer las facturas y ni te hablo de cuando tenía que gestionar alguna devolución o hacer la declaración trimestral. Me entraban sudores fríos cuando se acercaba la fecha 🙁

A principios del año pasado, decidí poner remedio a todo este desorden y fue entonces cuando me pasé a Quaderno y empecé a usarlo con WooCommerce.

¿Quieres conocer mi experiencia? Entonces sigue leyendo.

Por qué creo que Quaderno es la mejor opción para controlar la facturación de tu WooCommerce.

Ya sabes que sólo recomiendo herramientas con las que yo mismo he trabajado y que creo que pueden aportar valor real a tu negocio. Quaderno es una de ellas.

Llevo trabajando con Quaderno desde hace 1 año y mi experiencia con esta herramienta no puede ser mejor. La uso a diario, la conozco bastante bien, me ha ahorrado muchísimo tiempo y creo que solo por lo que te voy a mencionar a continuación, ya merece la pena probarlo:

• Está perfectamente integrado con WooCommerce. Lo que te permite automatizar al 100% la emisión de las facturas de tu tienda.
• Cumple con la normativa del IVA europeo. Un «engorro» que te puede salvar de una multa de Hacienda.
• No tienes que perder tiempo configurando impuestos en WooCommerce.
• Nunca fue tan fácil llevar un seguimiento exhaustivo de tu facturación gracias a su panel de usuario.
• No consume recursos en tu tienda y si hay algún problema con tu hosting, no debes preocuparte porque tus facturas siempre estarán a salvo.
• Un soporte técnico de lujo y en español. Conozco personalmente a Carlos (fundador de Quaderno) y a parte de su equipo y la atención ha sido de 10 siempre que he tenido alguna duda.

Pero antes de seguir… ¿Qué es Quaderno?

Si nos remitimos a la descripción de su propia web; Quaderno es una solución de facturación automática para negocios inteligentes. Y lo cierto es que no puedo estar más de acuerdo.

Entrando un poco más en detalle, se podría decir que Quaderno es una plataforma SaaS (Software as a Service) de facturación y contabilidad con la que podrás gestionar todos los número de tu negocio (ventas, gastos, impuestos, facturas, transacciones, presupuestos, etc) desde cualquier lugar, sin instalación ni configuraciones complejas. Todo pensado para que tengas algo tan complejo y delicado como la facturación de tu negocio funcionando como un reloj en menos de 15 minutos.

¿Qué puede hacer Quaderno que no pueda hacer un plugin de facturas?

¡Muchas cosas! Sobre todo ahorrarte tiempo y evitarte problemas.

Déjame que te lo explique con más detalle.

Los plugins gratuitos para facturas pueden ser una solución temporal para emitir tus primeras facturas, pero yo no la elegiría como una solución a largo plazo por varios motivos:

• Facturas rectificativas cuando necesitas hacer una devolución. Ninguno de los plugins de facturas que conozco soluciona este problema de forma correcta.
  Es decir, cuando se hace una devolución, la ley española obliga al emisor de la factura (o sea tú) a generar una factura rectificativa que refleje la devolución junto a la descripción de la causa y además se le aplique la numeración que corresponda a este tipo de factura. Es precisamente esto último lo que ningún plugin consigue hacer. Y créeme, ante una inspección de Hacienda, tienes todas las de perder 🙁

   

Es muy fácil meter la pata con la correlación entre número de factura y fecha. Es decir, la ley aquí en España (y supongo que la mayoría de países esto será igual) te dice que la numeración debe ser progresiva y secuencial. Por tanto, si la factura con número 1 de tu secuencia fue emitida con fecha 30 de marzo, la factura 2 no puede emitirse con una fecha anterior a ese día.
Parece algo sencillo de controlar, pero normalmente estos plugins generan la factura cuando marcas el pedido como completado. Así que si te equivocas y marcas antes como completado un pedido de una fecha anterior, ya no se va a cumplir la norma de que la numeración sea progresiva y secuencial. Y el problema puede ser bastante «gordo» si no te das cuenta en ese instante, porque de ser así te tocará modificar una a una la numeración de esa factura y todas las siguientes. A mi me pasó una vez y es una experiencia bastante desagradable.

Los plugins de facturación no incluyen el NIF en los datos del cliente, por lo que no te quedará más remedio que añadir el campo NIF al formulario de pago usando otro plugin para ello o siguiendo los pasos que explico aquí. De nuevo, una complejidad técnica añadida.

Traducción de las plantillas de factura cuando tu tienda está disponible en diferentes idiomas. En estos casos tienes que asegurarte de que tu plugin de facturación es complatible con WPML u otro plugin multi-idioma y en el caso de que lo sea, traducir las plantillas de factura a todos los idiomas en los que vendas. Si no lo haces y vendes, por ejemplo, a Reino Unido, le estarás enviando a tu cliente inglés una factura en español. Poco profesional y bastante confuso, ¿no crees?

Estos son los principales inconvenientes que le veo yo a trabajar con plugins de facturación, pero hay algunos más. Problemas que te puedes muy fácilmente usando Quaderno y además, tener la garantía de que si la normativa de facturación cambia en cualquiera de los países a los que vendas, tú no tendrás que hacer nada, los chicos de Quaderno lo harán por ti.

Cómo conecto Quaderno con mi tienda WooCommerce

Muy sencillo. Solo tienes que seguir estos pasos:

1 – Crea una cuenta en Quaderno. Puedes hacerlo desde aquí –> Ir a Quaderno

2 – Instala el plugin oficial de Quaderno en tu tienda WooCommerce. Este plugin es el que permitirá que WooCommerce se conecte con tu cuenta de Quaderno para que este último genere de forma automática todas las facturas de los pedidos y se las envíe a los clientes.

WooCommerce Quaderno es un plugin gratuito que puedes encontrar en el repositorio oficial de plugins.

Su configuración es super sencilla, solo tienes que rellenar 2 campos y en apenas 1 minuto lo tienes listo.

3 – Para configurar el plugin accede a tu cuenta de Quaderno y entra en «Configuración > API«.

Copia la «Clave privada» y la «API URL«. Después vuelve al panel de administración de tu tienda y entra en «WooCommerce > Ajustes > Integración > Quaderno» y pega los 2 datos anteriores en los campos correspondientes y guarda los cambios.

¡Listo! No estaba exagerando cuando decía que no te llevaría más de 1 minuto configurarlo 😉

¿Cómo es el panel de Quaderno por dentro?

Curiosamente una semana antes de publicar este artículo, Quaderno ha lanzado su nueva versión con un re-diseño completo de la interfaz del panel de cliente. Y después de un semana usándolo, no puedo estar más contento con los cambios, mucho más intuitivo y rápido.

En el cuadro de mando principal tienes un resumen de las ventas, transacciones y gastos de los últimos 30 días y justo debajo 2 apartados con el TOP 5 de los países y productos con los que más facturas.

En el menú de la izquierda tienes acceso directo a todas las secciones principales de la plataforma con información mucho más detallada; ventas, gastos, presupuestos, contactos, etc.

Entrando a la página de Ventas

Por ejemplo, si entramos en la sección de Ventas podrás ver un listado de todas las facturas emitidas por orden cronológico con el número de la factura, la fecha, el nombre del cliente y el importe, y al final del todo el total acumulado en ese periodo.

Las facturas se crean de forma automática una vez el cliente a completado el pedido en WooCommerce y clicando sobre el número de la factura puedes editar toda la información en cuestión de minutos.

Si necesitas buscar una factura en concreto, puedes usar el buscador que incluye Quaderno o la función de filtro avanzado que te permite filtrar por fecha, tipo de transacción, estado de la factura, estado del envío o incluso por etiquetas (estas últimas las puedes crear tú para clasificar y separarlas por las diferentes áreas del negocio).

Viendo los informes detallados.

Aunque WooCommerce dispone de su propio panel de informes, con Quaderno tenemos unos informes más detallados y fáciles de interpretar (he de reconocer que los informes de pedidos por fecha en WooCommerce me resultan un tanto confusos a veces).

Con la sección de informes de Quaderno tienes una «radiografía» exacta del estado y evolución de tu negocio. De un solo vistazo puedes ver la evolución de las ventas por días, meses, trimestres, años o periodos de tiempo personalizado. Identificar de forma sencilla, qué días del mes o épocas del año son las que más ventas generan.

Puedes ver los informes de ventas y gastos de forma independiente y más detallada o también acceder al panel de resumen de ingresos y gastos conjunto para ver de forma rápida todas las cifras netas (antes de impuesto) del negocio.

También podrás controlar hasta el último centimo de los impuestos devengados con un panel exclusivo para ello e incluso obtener informes de evolución de ventas por productos o países.

Otras opciones de Quaderno que ta harán la vida más fácil con la facturación de tu tienda

Ya te he demostrado lo fácil que es integrar Quaderno con WooCommerce, te he mostrado por dentro cómo es su interfaz, las secciones principales y has podido ver con las capturas que te he compartido, lo completo e intuitivo que es todo. Pero hay otros aspectos a los que no se les da tanta importancia y a mi me han facilitado mucho la vida, como por ejemplo:

• Los clientes pueden editar ellos mismo sus datos de factura sin que tú tengas que mover un dedo. Cuando un cliente te contacta diciendo que se equivocó introduciendo sus datos en la factura o que necesita que cambies los datos y pongas la factura a nombre de otra persona o empresa, no hace falta que entres a Quaderno, busques la factura y la modifiques tú, sino que el cliente puede editar todos sus datos (actualmente esta funcionalidad solo está disponible para facturas futuras, puesto que en algunos países no era legal hacerlo para facturas ya emitidas) desde el link que recibe con el email de la factura.
  De esta forma, tú no pierdes tiempo, es mucho más cómodo para el cliente y además, una vez modifica sus datos, esos cambios se actualizan en tu panel de Quaderno.
• Crea automáticamente la factura rectificativa o abono de todas las devoluciones que hagas desde el panel de pedidos de WooCommerce. Esto es genial porque además de resolver el problema de la numeración independiente que comentaba al principio del post, no necesitas salir de tu panel de WooCommerce para hacer la factura rectificativa a mano, lo que se traduce en un ahorro de tiempo importante.
• Puedes dar acceso a otras personas a tu cuenta de Quaderno y asignarle los permisos que tu quieras para poder trabajar en equipo. Esto es ideal cuando cuentas con otra persona que se encarga de gestionar «los números» del negocio y todas las cuestiones fiscales.

Conclusión

Después de haber trabajado con todo tipo de herramientas de facturación para WooCommerce, sin duda alguna, hoy día me quedo con Quaderno.

Para mi, el poder despreocuparme de todo este tema tan delicado y saber que no voy a tener problemas con Hacienda cuando haga la declaración trimestral, no tiene precio. Bueno si, un precio ridículo de 29€/mes 😉

QUIERO PROBAR QUADERNO

Lo mejor de todo es que puedes probarlo totalmente gratis durante 7 días con todas las opciones disponibles y si finalmente te convence, empezar con el plan básico. Yo emito decenas de facturas a la semana y me sobra con el plan básico.

No tienes contrato de permanencia ninguno. Puedes cancelar tu cuenta en cualquier momento y exportar todas tu facturas, informes y clientes de forma muy sencilla. Aunque ya te digo yo que una vez lo pruebas, ya no vas a querer cambiar 🙂

¿Dudas? ¿Preguntas? Ya sabes, déjalas en la sección de comentarios y te contestaré encantado.

---

Solo quería avisarte de que este artículo contiene enlaces de afiliado. Eso quiere decir que si finalmente decides contratar alguno de los planes de Quaderno, yo recibiré una pequeña comisión sin coste extra para ti.

No me voy a hacer rico con ello, pero con este pequeño gesto me ayudarás a seguir generando contenido gratuito y de calidad en Woodemia. ¡Gracias!