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Llevar un control exhaustivo del stock de productos que tienes en el almacén y sincronizarlo con las ventas online, es una de las tareas más importantes en cualquier negocio que venda productos físicos.

Por suerte, gestionar el inventario de productos en WooCommerce es una tarea bastante fácil. Además WooCommerce dispone de un panel de ajustes exclusivo para el inventario, que te permite controlar hasta el más mínimo detalle del control de stock en tienda.

En la entrada de hoy voy a hablar de la gestión de stock en WooCommerce y te presentaré algunas soluciones para sincronizar el inventario entre la tienda online y la tienda física en el caso de que vendas por ambos canales.

Configurar el control de stock en WooCommerce.

Se podría decir que la configuración del stock de productos en WooCommerce se divide en dos partes; por un lado hay que configurar los ajustes generales de inventario para la tienda (es decir, definir las acciones que llevará a cabo WooCommerce en función del nivel de stock de cada producto) y por otro lado definir la cantidad de stock disponible de cada producto por separado.

Panel de ajustes de inventario en WooCommerce.

El panel de ajustes de inventario de tu tienda lo podrás encontrar entrando en “WooCommerce > Ajustes > Productos > Inventario“.

Verás que la configuración es bastante sencilla, apenas cuenta con ocho campos, de los cuales yo destacaría 3.

No voy a entrar en detalles sobre la configuración de todos los campos, porque creo que es bastante intuitiva. Sin embargo, si me gustaría hacer hincapié en los 3 campos que para mi son más importantes y que en definitiva van a definir cómo gestionará WooCommerce el stock de tu tienda.

Los campos de los que hablo son:

  • Congelar Stock

    En este campo indicas cuánto tiempo máximo (expresado en minutos) permites que un pedido esté en estado de espera (quiere decir pendiente de pago) antes de actualizar el stock.
    Por ejemplo; supón que configuramos este campo con un valor de 120 minutos (2 horas). Todos los pedidos en espera que NO hayan recibido el pago en las siguientes 2 horas desde su realización, serán cancelados y WooCommerce no modificará el stock de productos. En caso de recibir el pago dentro de esas 2 horas, WooCommerce restará el stock de productos correspondiente.
    Hay que tener especial cuidado con este campo porque si lo configuras mal, puedes estar perdiendo pedidos todos los días.
    Mi consejo es que si permites el pago vía trasnferencia bancaría o pago contrareembolso, no actives este campo (para desactivarlo pon el valor a cero), ya que estos métodos de pago pueden demorarse varios días y es difícil estimar un umbral de tiempo correcto.

  • Notificaciones

    Muy importante. Te recomiendo marcar ambas casillas para que cuando se alcance el “Umbral de stock bajo” o el stock esté agotado, WooCommerce te envíe un email de aviso con los productos bajos de stock para que vayas reponiendo el almacén.

  • Umbral de stock bajo

    En este campo defines el límite al que debe llegar las unidades de un producto para que se considere que su stock es bajo y hay que pedir más existencias.
    Por ejemplo; si defines un umbral de stock bajo de 5 unidades, le estarás diciendo a WooCommerce que cuando el stock de cualquiera de tus productos sea menor o igual a 5 unidades, te envíe un aviso a tu correo indicándote qué producto debes reponer.
    De nuevo, debes pensar bien qué cantidad es la idónea en tu caso para considerarla como umbral de stock bajo. Aquí influye mucho el tipo de producto que vengas, su durabilidad y la rotación de inventario.

Por supuesto, no se te debe olvidar marcar la casilla “Activar la gestión de stock” para que WooCommerce lleve el control automático del inventario.

Configurando stock de productos.

Una vez tienes configurado la gestión de inventario en WooCommerce, toca configurar el nivel de stock de cada producto. Esta es la parte laboriosa, pero no queda más remedio que pasar por ella.

Para configurar el stock de un producto, simplemente entra en la página de edición del producto, baja hasta el apartado “Información del Producto” y haz clic en la pestaña “Inventario“. Ahí verás los campos a configurar.

Lo único que tienes que hacer es marcar la casilla “¿Gestionar el stock?” y en el campo “Cantidad stock” introducir el número de existencias de ese producto. El resto de campos los puedes dejar por defecto.

Aquí te muestro una captura de ejemplo.

Configurar stock producto WooCommerce

Para los productos con variaciones tienes 2 opciones; usar la configuración que acabo de explicar o configurar el stock a nivel de variación. Eso ya depende de tus necesidades y de si tienes muchos productos variables en tu catálogo.

Sincronizar el stock de productos de WooCommerce con una tienda física.

Sé que es un tema peliagudo para muchos negocios que no sólo se limitan a vender online, sino que también realizan ventas en tienda física y cuyo inventario debe estar totalmente sincronizado para evitar hacer ventas de productos sin stock.

El principal problema de mantener en sincronía el inventario de productos entre ambos canales de venta -tienda online y física- es que en la tienda online la gestión del stock la controla WooCommerce y en la tienda física lo controla un software de punto de venta (POS en inglés) o un ERP (si hablamos de empresas grandes).

Para que no se descuadre el inventario y se mantenga un orden en las facturas emitidas, hay que conectar WooCommerce con el software de gestión de la tienda física. De esta forma cuando vendas un producto en la tienda física, se actualizará también el stock en la tienda online y viceversa.

Sin embargo, el mundo de los software de punto de venta y el de los ERP es tan extenso y variado que es prácticamente imposible disponer de una solución estándar para integrar cualquiera de ellos con WooCommerce. A pesar de esto, ya existen algunas soluciones para conectar tu tienda WooCommerce con los principales ERPs del mercado. A continuación te muestro algunas de ellas:

  • Zapier. Integración de OpenERP con WooCommerce.
  • Plugin WooCommerce POS. Se recomienda instalar la versión PRO para aceptar todas las pasarelas de pago.
  • ModernRetail. Paquete de integración con los principales ERPs y POS del mercado; CAM Commerce, QuickBooks, RetailPro, CAP Software o Sage entre otros. La pega, el precio.
  • Plugin de Linksync para integración de WooCommerce con el software de punto de venta Vend.

Estas son actualmente las soluciones más conocidas en el mercado, pero teniendo en cuenta que WooCommerce se está convirtiendo en una plataforma ecommerce de referencia, lo lógico es que cada vez haya más empresas interesadas en integrar sus softwares de punto de venta con las tiendas WooCommerce.

Como ves, la gestión de inventario en WooCommerce es bastante fácil de configurar y mantener, pero si también haces ventas en tienda física, te recomiendo que estudies algunas de las soluciones que te he mostrado en este artículo si no quieres que tu inventario sea un auténtico caos.

Y tú, ¿cómo haces para sincronizar el stock entre tu tienda WooCommerce y tu tienda física?

Si te ha resultado útil, ayúdame a difundirlo ¡gracias!

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