Todo lo que debes saber de la normativa de facturación en España para tu ecommerce

En la entrada de hoy tengo el placer de contar con la participación de Carlos Hernandez, fundador de Quaderno; una aplicación web para facturación, muy completa, sencilla de utilizar y con un soporte técnico en español que ya quisiesen otras grandes empresas del sector perecerse a ellos.

Carlos nos va a hablar hoy de un tema que, nos guste o no, nos afecta a todos y debemos cumplirlo a rajatabla si no queremos llevarnos una «sorpresa» de nuestra querida Agencia Tributaria. La normativa de facturación en España.

Lo sé, no es un tema puramente de WooCommerce. Pero si es algo que interesa a todo ecommerce y que creo que aporta «un extra» a la línea editorial del blog. Además, Quaderno se puede integrar perfectamente con cualquier tienda WooCommerce a través de su plugin oficial y gratuito. (Ya hablaré de esto con más detalle en otra entrada).

Toma asiento y relájate, porque el artículo no tiene desperdicio 😉

Saber emitir una factura es el primer paso de un negocio. En este artículo te indicamos los tipos de facturas que hay en España y los datos que obligatoriamente deberás reflejar en ellas.

La factura es un documento imprescindible que sirve como comprobante de una operación comercial.

A principios de 2013 entró en vigor en España un nuevo reglamento de facturación que tiene como principal objetivo normalizar el uso de las facturas electrónicas. Desde entonces, las facturas en papel y las electrónicas tienen la misma validez. Internet es el gran mercado y la normativa se adapta a ello.

Con esta evolución natural, la normativa facilita las transacciones económicas, reduce las cargas administrativas y contribuye a la seguridad jurídica de cliente y proveedor.

La normativa establece en seis años el tiempo de conservación de las facturas.

Pero vayamos al tema en cuestión: ¿cómo se emite una factura en España?

¿Qué tipos de facturas existen en España?

En España existen, básicamente, dos tipos de facturas: la factura simplificada y la factura ordinaria.

Factura simplificada

La factura simplificada sustituye al antiguo ticket de caja que, según la regulación de enero de 2013, ya no es válido como justificante de pago.

Una factura simplificada debe indicar obligatoriamente los siguientes datos de facturación:

  1. Número de factura. La numeración de las facturas debe ser siempre correlativa y no puede haber saltos en la numeración. Si usas varias series, la numeración será correlativa dentro de la cada una de ellas.
  2. Fecha de expedición.
  3. Fecha en que se han realizado las operaciones o pago anticipado (en caso de ser diferente a la fecha de expedición).
  4. Nombre y apellidos o denominación social del obligado a expedir factura.
  5. NIF/CIF del obligado a expedir factura. Los autónomos facturan con su NIF y los empresarios con su CIF.
  6. Descripción de los servicios prestados y su importe.
  7. Tipo de IVA y de IRPF que se aplica a cada operación.
  8. Total a pagar.
  9. Método de pago.

Este tipo de factura puede emitirse en los siguientes casos:

  1. Cuando el importe de la factura sea inferior a 400 euros, IVA incluido.
  2. Cuando el importe sea inferior a 3.000 euros, IVA incluido, y documente alguna de las siguientes operaciones:
    • Ventas al por menor.
    • Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
    • Servicios prestados por estudios fotográficos.
    • Servicios de hostelería y restauración.
    • Servicios de tintorería y lavandería.
    • Servicios de ambulancia.
    • Transportes de personas y sus equipajes.
    • Servicios de hostelería y restauración.
    • Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
    • Servicios de peluquería y salones de belleza.
    • Utilización de instalaciones deportivas.
    • Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
    • Alquiler de películas.
    • Utilización de autopistas de viaje.
  3. Cuando se trate de una factura rectificativa (más adelante te explicamos en qué consisten estas facturas).

Las operaciones comerciales que no estén reflejadas en esta lista requerirán el uso de facturas ordinarias.

[bctt tweet=»El email de factura de #WooCommerce no sirve como justificante de pago, pero tiene fácil solución :-)»]

Factura ordinaria

Como hemos visto, la factura simplificada puede emplearse en un reducido número de servicios y siempre dependiendo de la cuantía del importe. Para el resto de operaciones se emplea la factura ordinaria, por ello es el modelo más común.

La factura ordinaria reproduce todos los datos de la factura simplificada, y además:

  1. Nombre y apellidos o denominación social del destinatario.
  2. Domicilio del obligado a expedir factura y del destinatario.
  3. N.I.F. del destinatario. (Aquí puedes ver un tutorial sobre cómo añadir el campo NIF en el formulario de pago de WooCommerce).

Factura duplicada

Independientemente del soporte en el que se emita la factura, sólo se puede expedir un original. Sin embargo, es posible hacer duplicados siempre y cuando se reproduzca el término ‘Duplicado’ en la misma.

Esta factura tendrá la misma validez que la factura original en dos casos:

  1. Cuando en una misma entrega o prestación de servicios concurriesen varios destinatarios. En este supuesto, deberás consignar en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible.
  2. En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.

Factura rectificativa

La factura rectificativa modifica una o varias facturas anteriores. Se emplea en los casos en los que se devuelven los productos, se producen descuentos o bonificaciones posteriores a la compra o la factura original no cumple los requisitos legales.

Las facturas se pueden rectificar siempre que no hayan pasado más de cuatro años desde que se emitió la factura original.

En todas las facturas rectificativas debe constar la descripción de la causa que motiva la rectificación. Asimismo, en la factura debe aparecer el término ‘Rectificativa’, para hacer constar su condición.

La factura rectificativa debe usar una serie numérica diferente a las facturas ordinarias y, además, debe indicar la numeración de las facturas que rectifica.

Factura electrónica

Según la Ley vigente, la factura electrónica tiene la misma validez legal que una factura en papel. Debe contener los mismos campos obligatorios y ser transmitida de un ordenador a otro previo consentimiento de ambas partes.

Con Quaderno puedes automatizar la creación y envío de facturas cada vez que se procese un pedido en WooCommerce. Quaderno está diseñado para aligerar tu carga de trabajo y que no tengas que dedicar ni un minuto de más al papeleo.


Carlos Hernandez QuadernoCarlos Hernandez

Carlos es un amante del cine, le gusta el té y es un viajero empedernido. Su principal esperanza siempre ha sido crear productos simples que nos hagan nuestro día a día un poco más fácil. También define el diseño funcional de Quaderno además de organizar su desarrollo diario. Cualquiera de estos días puede que te lo encuentres dando un paseo alrededor de tu ciudad.

También puedes seguir a Carlos a través de Twitter.

14 comentarios en “Todo lo que debes saber de la normativa de facturación en España para tu ecommerce”

  1. Alejandro Visiedo

    Acabo de encontrar la respuesta a mi pregunta. Solo en caso de que alguien tuviera las dudas que yo tenía, el siguiente link de la agencia tributaria, creo que contesta a la cuestión del NIF del consumidor:

    https://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio/_Segmentos_/Empresas_y_profesionales/Empresas/IVA/Obligaciones_de_facturacion/Contenido_de_las_facturas.shtml

    Saludos

  2. Alejandro Visiedo

    Hola, hace tiempo de este artículo y de sus comentarios, sin embargo, he llegado aquí buscando precisamente información sobre la obligatoriedad de emitir factura.

    1. Creo que hay un fallo de nomenclatura. Hoy día TODO es factura, incluido el ticket de compra (que ahora se llama factura simplificada).
    2. En este link de la agencia tributaria se encuentra la información sobre la obligación de facturación, y referencias a las leyes asociadas a ellos (https://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio/_Segmentos_/Empresas_y_profesionales/Empresas/IVA/Obligaciones_de_facturacion/Obligacion_de_facturar.shtml).
    3. Entiendo que la emisión de factura simplificada no requiere del NIF del consumidor.
    4. El e-commerce está obligado a emitir factura electrónica con la administración, Y si el consumidor lo solicita.

    En vista de lo anterior, entiendo que la web de e-commerce debe estar preparada para emitir la factura electrónica. A lo mejor no de manera visible, pero si el usuario se pusiera en contacto y la solicita, que mínimo que desde el panel de administración poder emitir la factura electrónica de manera manual (manual me refiero que requiere de intervención de una persona aunque sea para hacer click en el botón de generación y envío).

    ¿Alguien sabe si en la factura electrónica hay que indicar el NIF del consumidor? o ¿existe formato de factura simplificada en la factura electrónica de manera que no sea necesario este dato? Entiendo que si es posible, de ahí que la gran mayoría de comercios electrónicos de España no estén solicitando el NIF del consumidor, que como alguien indicaba, puede derivar en abandonos del proceso de compra.

  3. Estimado Antonio,
    muchas gracias por la información. Estamos recopilando toda la información necesaria para abrir una tienda online. Nos ha surgido la duda a la hora de facturar. Según la Agencia tributaria, para la venta a distancia, es obligatorio emitir factura completa. Es decir, que tendremos que pedir al cliente (tanto particular como profesional) como campo obligatorio, su DNI/NIE/CIF. Nos resulta raro ya que ninguna tienda online (Zara, Amazon, etc) piden este dato, se limitan a emitir un ticket. Creemos que pedir el DNI como obligatorio hará que mucha gente no complete la compra, sobre todo si se trata de una tienda nueva, no conocida. La gestoría nos dice que es obligatorio. ¿Sabrías dónde podemos buscar más información o cómo lo hacen otras empresas? Muchas gracias de antemano.
    Un saludo.

    1. Hola Lu Lu,

      Me sorprende que sea obligatorio, de hecho, el 99% de las tiendas online en España no lo hacen.

      Sinceramente no sabría decirte, te recomiendo que consultes con otros expertos en tema fiscal, porque yo en esos temas me pierdo. Pero ya te adelanto que conozco muchos colegas que llevan años vendiendo online y no piden el NIF como obligatorio en ningún caso.

      Un saludo!

      1. Hola, no me queda claro. ¿En qué casos es obligatorio pedir el DNI? A partir de 400€. Solamente a ventas en territorio español, europeas, o internacionales? Gracias!

  4. Una pregunta y cuaderno me gestiona los distintos tipos de serie que existen, para rectificativas, con recargo de equivalencia, como detecta que usuario debe tener cada tipo de factura?, porque woocomerce solo permite una serie de facturación, y yo en mi caso tengo una serie para las normales, una serie para las sociedades, una serie para las de recargo de equivalencia y otra serie para las rectificativas, que es lo que pide la ley en España, con ese programa se soluciona eso?

    1. Hola Alberto,

      No estoy seguro de si se puede hacer o no, porque yo hasta ahora he usado cuaderno con una única serie para todo.

      Te recomiendo que contactes con Carlos a través de su web y le preguntes a él directamente.

      Un saludo!

  5. Hola Antonio,
    Muchas gracias por el artículo. Muy interesante. Quería saber, si un cliente quiere que le emitamos la factura desde una dirección de correo electrónico, legalmente ¿nos tiene que enviar el ticket original?. Muchas gracias. María.

  6. Hola, Antonio,

    Gracias por el artículo y por toda la información que aportas en tu blog, es de gran ayuda.. Te encontré hace unos días mientras buscaba información acerca de woocommerce, ya que estoy montando mi tienda online con dicho plugin.

    Mi pregunta es, ¿recomiendas el plugin de Quaderno para crear facturas antes que WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips? Entiendo que ambos sirven para lo mismo. ¿Cuál funciona mejor y que diferencia hay entre ellos?

    Mil gracias

    1. Hola Esther,

      La principal diferencia y para mi lo más importante entre ambos es que la app de Quaderno cumple con toda la normativa europea en cuanto a facturación (que no es poco) y tú no te tienes que preocupar de nada, simplemente conectar tu tienda con tu cuenta de Quaderno y listo. Por supuesto, tienen muchísimas más opciones de personalización de plantillas, informes de facturación detallados, facturas rectificativas para devoluciones, etc

      El plugin de WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips es mucho más básico y tú eres responsable de cumplir con todas las exigencias de la normativa. Además no permite hacer facturas rectificativas.

      Espero habértelo aclarado.

      Un saludo!

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