¿Me ayudas a llegar a más gente?

Después de una semana desconectado del mundo online y sin publicar -lo necesitaba-, vuelvo con las pilas recargadas y con muchas ganas de seguir compartiendo contenido útil para la comunidad hispana de WooCommerce.

En esta ocasión voy a hablar de una de las cosas más importantes en cualquier tienda online “seria”; las facturas. Y es que si aún no sabes generar facturas con WooCommerce, ya es hora de que te pongas manos a la obra.

Puede que a muchos de tus clientes les baste con el email de resumen y confirmación del pedido, pero tarde o temprano recibirás solicitudes de clientes que necesitan factura para justificar los gastos (sería el caso de empresas o autónomos) o simplemente para disponer de un documento que garantice que han comprado dicho producto en tu tienda por si hubiese algún problema futuro. Sea cual sea el motivo, lo que está claro es que vas a necesitar automatizar el proceso de generación de facturas y eso es lo que pretendo explicarte en este artículo.

Crear facturas en WooCommerce de forma automática.

Existen varios plugins tanto gratuitos, como de pago, algunos con paneles de opciones muy completos, otros con menos opciones y más sencillos, pero lo más importante es que todos te permiten automatizar el envío de facturas a tus clientes una vez los hayas configurado.

Yo no voy a hablar en este artículo de las virtudes y desventajas de cada uno de ellos, sino que me voy a centrar en explicarte cuál uso yo y cómo debes configurarlo para que ya no te tengas que preocupar del tema de las facturas en tu tienda WooCommerce.

El plugin con el que yo trabajo es un plugin gratuito que se llama “WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips“. Dispone de un panel de configuración muy sencillo, con soporte en español y que cumple con creces lo que andamos buscando.

Para configurar el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips simplemente sigue los pasos que te indico a continuación:

  1. Una vez instalado y activado el plugin, accede a su panel de configuración desde “WooCommerce > Facturas PDF“.
  2. Ahora, dentro de la pestaña “General” debes configurar los ajustes generales del plugin de la siguiente manera:
    • En “¿Cómo desea visualizar el PDF?“- Marca la opción “Abriéndolo en una nueva pestaña/ventana del navegador.
    • En “Adjuntar factura a:” – Marca la opción “Correo electrónico del cliente al completar el pedido.
    • En “Activar la columna de número de factura en pedidos” – Marca la casilla. De esta forma cuando entres en la página de edición del pedido, aparecerá un nuevo campo llamado “Nº de factura” con el número correspondiente. Este nuevo campo se puede editar si fuese necesario.
  3. El siguiente paso será configurar la plantilla de la factura. Para ello clica en la pestaña “Plantilla” y configura los ajustes como sigue:
    • En “Logotipo de la tienda” sube una imagen con el logo de tu tienda online. Te recomiendo que la imagen del logo tenga al menos 120 píxeles de alto, de lo contrario puede que no se muestre con suficiente calidad.
    • En “Nombre de tienda” escribe el nombre con el que tienes registrada la empresa con la que ejerces la venta online. Por ejemplo, si la actividad de tu tienda online la ejerces bajo una sociedad anónima, entonces el nombre que deberías de poner sería algo así: Nombre de tu empresa S.L.
    • En “Dirección de la empresa” obviamente debes introducir la dirección de tu negocio. Pero además debes incluir el NIF de tu empresa si quieres que la factura tenga validez legal.
    • En la opción “Pie de página: Términos y condiciones, políticas, etc.” lo que se suele hacer es indicar al cliente la URL a la página de términos y condiciones de compra de tu tienda.
    • En “Número a mostrar en la factura” elige la opción “Crear numeración secuencial de la factura“. Es muy importante configurar bien esta opción porque las facturas deben incluir una numeración que siga un orden cronológico.
    • En “Invoice number format” sólo tienes que configurar 2 de los 3 campos. En el campo “Prefix” introduce lo siguiente: “[order_year][order_month]“. Y en el campo “Padding” introduce la cantidad de dígitos que desees que tenga el número de factura. Por ejemplo, si a partir de ahora tu número de factura empieza por 25, entonces esta opción lo que hace es añadir ceros a la izquierda hasta completar el número padding (si padding vale 6, entonces el número de factura quedaría así: 000025).
      Con esta configuración lo que consigues es una numeración de factura con el formato “año_mes_número-de-factura“, de manera que sea imposible que haya números de factura repetidos. Un ejemplo podría ser: 201408000025

    El resto de campos puedes dejarlos por defecto.

  4. Por último, sólo queda guardar los cambios y ¡listo!
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Con esto basta para tener automatizado el proceso de generación de facturas en WooCommerce. Ahora cuando entres en la página de pedidos verás 2 nuevos botones en la última columna de cada pedido. El primer botón es para ver la factura generada del pedido y el segundo botón es para el albarán. Ambos puedes descargarlos en PDF.

Botones para crear facturas en WooCommerce

Truco para incluir el NIF del cliente en la factura de WooCommerce.

Un requisito indispensable para muchos clientes en España es que la factura incluya también su NIF (Número de Identificación Fiscal). Para que esto sea posible, lo primero que tienes que hacer es añadir un nuevo campo en la página de pago de WooCommerce para que el cliente pueda introducir su NIF. Si no sabes cómo hacerlo, echa un vistazo a esta entrada “Insertar un campo en la página de pago de WooCommerce“.

Una vez hayas insertado el nuevo campo NIF en la página de pago, toca añadir el siguiente código al final del archivo function.php de tu tema.

// Incluir NIF en la factura

add_filter( 'wpo_wcpdf_billing_address', 'incluir_nif_en_factura' );

function incluir_nif_en_factura( $address ){
  global $wpo_wcpdf;

  echo $address . '<p>';
  $wpo_wcpdf->custom_field( 'NIF', 'NIF: ' );
  echo '</p>';
}

Con este sencillo truco conseguirás que se muestre el número NIF justo después de la dirección de facturación del cliente. Aquí te muestro una factura de ejemplo para que veas el resultado. (Los datos del cliente me los he inventado :-))

Ejemplo de factura WooCommerce con NIF

Obviamente, una vez el pedido se haya completado, el cliente recibirá la factura en PDF adjunta al email con el resumen de su pedido.

Espero que con este artículo hayas aprendido por fin a generar facturas en WooCommerce de forma automática sin complicarte mucho la vida y simplemente usando un sencillo plugin gratuito que se configura en menos de 5 minutos.

NOTA: Si al configurar el plugin experimentas algún error, es muy probable que se deba a la configuración PHP de tu servidor, concretamente al parámetro max_memory. Para solucionarlo ajusta antes este parámetro a un valor superior o igual a 128M.

Si te ha gustado, por favor ayúdame a difundirlo. ¡Gracias!

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